Brasschaat Open Golf & Country Club

Brasschaat Open Golf NV en Brasschaat Open Golf VZW, samen gekend en hierna genoemd Brasschaat Open Golf, hechten veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en aan het respecteren van uw privacy. In deze privacyverklaring willen wij duidelijke en transparante informatie geven over welke gegevens wij verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Brasschaat Open Golf houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679).

Dit betekent dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doeleinden en type persoonsgegevens staan beschreven in deze privacyverklaring.
• Beperk de verwerking van uw persoonsgegevens tot alleen die gegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
• Vraag om uw uitdrukkelijke toestemming als we die nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
• Geef geen persoonsgegevens door aan andere partijen, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
• Op de hoogte zijn van uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Mocht u na het lezen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, hier nog vragen over hebben of contact met ons willen opnemen, dan kan dat via onderstaande contactgegevens:

Brasschaat Open Golf
Miksebaan 248
2930 Brasschaat
E-mail: manager@brasschaatgolf.be
Telefoon: 03 653 10 84

Voor wie is deze privacyverklaring bedoeld?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en voormalige leden, vrijwilligers, deelnemers aan activiteiten, personen die interesse tonen of hebben getoond in onze activiteiten, diensten of producten, klanten en leveranciers.

Waarom verwerken wij welke persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door Brasschaat Open Golf verwerkt voor de uitvoering van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Administratie van werkende leden: Algemene Vergadering (Gerechtvaardigd belang, Wettelijke verplichting)
• Administratie van vrijwilligers (Gerechtvaardigd belang, Wettelijke verplichting)
• Administratie van deelnemers aan sportwedstrijden (Gerechtvaardigd belang)
• Communicatie met werkende leden (Gerechtvaardigd belang)
• Communicatie met vrijwilligers (Gerechtvaardigd belang)
• Communicatie met deelnemers aan sportwedstrijden (Gerechtvaardigd belang)
• Administratie van bestuurders: Raad van Bestuur (Gerechtvaardigd belang, Wettelijke verplichting) - Verzekering van leden (Contractuele basis)
• Verzekering van vrijwilligers (Gerechtvaardigd belang, Wettelijke verplichting) - Communicatie met bestuurders (Gerechtvaardigd belang)

Wanneer wij uw toestemming vragen voor de verwerking van gegevens, heeft u altijd het recht om de toestemming in te trekken.

Voor bovenstaande doeleinden kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en/of verwerken:

• Voornaam, bijnaam, achternaam
• Adres (privé)
• Telefoonnummer (privé)
• E-mails (privé)
• E-mailadres (werk)
• Geboortedatum, leeftijd
• Geslacht
• Geboorteplaats
• Nationaliteit
• Rijksregisternummer
• Beeldmateriaal

Wij verzamelen alleen persoonsgegevens die u op verschillende manieren aan ons verstrekt (bijv. inschrijfformulieren, formulieren en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mailcontact,...). Wij verzamelen geen persoonsgegevens van derden.

Wij gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor wij de gegevens hebben verkregen.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden - verwerkers

Wij kunnen de gegevens die u aan ons verstrekt aan derden verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:

Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider zoals Assist) - Het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers (via een federatie of koepelorganisatie, een verzekeringsmaatschappij of makelaar)

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners (verwerkers) met wie wij geen verwerkersovereenkomst hebben gesloten (of dezelfde bepalingen zijn opgenomen in de contractvoorwaarden).

Uiteraard maken wij de nodige afspraken met externe dienstverleners (verwerkers) om de beveiliging van uw persoonsgegevens te garanderen.

Verstrekking aan derden - ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende derden:

• Verzekeringsmakelaar
• verzekeringsmaatschappij

Uiteraard maken wij met deze partijen de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en te garanderen dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet doorgeven aan andere derden (andere partijen ter beschikking) stellen, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derden. Ook geven wij uw contactgegevens nooit door aan derden voor commerciële doeleinden. Wel kunnen wij persoonsgegevens delen met andere derden als u ons daar (schriftelijke) toestemming voor geeft. U heeft het recht om deze toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking ervan. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Brasschaat Open Golf bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor ze zijn verstrekt, rekening houdend met de periode die nodig is om te voldoen aan de wettelijke vereisten (onder meer op het gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen echter variëren, afhankelijk van het doel.

• Administratie van actieve leden: Algemene Vergadering (5 jaar na beëindiging van het lidmaatschap, tenzij anders bepaald door de wet.)
• Administratie van vrijwilligers (5 jaar na beëindiging van het lidmaatschap, tenzij anders bepaald door de wet.)
• Administratie van deelnemers aan sportcompetities (5 jaar na beëindiging van het lidmaatschap, tenzij anders bepaald door de wet.)
• Communicatie met werkende leden (5 jaar na beëindiging van het lidmaatschap, tenzij anders bepaald door de wet.)
• Communicatie met vrijwilligers (5 jaar na beëindiging van het lidmaatschap, tenzij anders bepaald door de wet.) - Communicatie met deelnemers aan sportcompetities (5 jaar na beëindiging van het lidmaatschap, tenzij anders bepaald door de wet.)
• Administratie van bestuurders: Raad van Bestuur (5 jaar na beëindiging van het lidmaatschap, tenzij anders bepaald door de wet.)
• Verzekering van leden (2 jaar na beëindiging van het lidmaatschap, tenzij anders bepaald door de wet.)
• Verzekering van vrijwilligers (5 jaar na beëindiging van het lidmaatschap, tenzij anders bepaald door de wet.)
• Communicatie met bestuurders (5 jaar na beëindiging van het lidmaatschap, tenzij anders bepaald door de wet.)

Hoe beschermen wij uw gegevens?

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking (... inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking...). Zo hebben we de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens Brasschaat Open Golf van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn verplicht tot geheimhouding
• We hebben een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op al onze systemen

Mocht zich een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan wordt u persoonlijk op de hoogte gebracht in de door de wet voorziene omstandigheden.

Uw rechten met betrekking tot uw gegevens

U heeft het recht op inzage en afschrift van uw persoonsgegevens.

U heeft het recht om uw gegevens te laten corrigeren en aanvullen als uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.

U heeft het recht op wissing (verwijdering) van de persoonsgegevens die wij van u hebben ontvangen en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verwerkt. Wij behouden ons echter het recht voor om te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.

U heeft het recht om de gegevensverwerking te beperken : als u bezwaar maakt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kunt u vragen om deze verwerking stop te zetten.

U kunt ook bezwaar maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u worden verwerkt. Zo heeft u bijvoorbeeld het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden (via afmeldmogelijkheden in e-mails).

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of namens u rechtstreeks aan een andere partij.

U kunt contact met ons opnemen via het adres bovenaan deze privacyverklaring om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag. Het kan zijn dat wij u vragen om u te legitimeren voordat wij aan voornoemde verzoeken kunnen voldoen.

Geen enkele categorie van personen zal worden onderworpen aan enige vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Klachten

Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten, vragen wij u rechtstreeks contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van gegevensbescherming:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA),
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
commission@privacycommission.be

Wijzigingen in onze Privacyverklaring

Brasschaat Open Golf behoudt zich het recht voor om haar privacyverklaring op elk moment te wijzigen. Wij zullen deze wijziging op onze website aankondigen. De pagina is voor het laatst gewijzigd op 20/10/2024.

Oudere versies van onze privacyverklaring worden opgeslagen in ons archief. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.